以下の表に関して、「所属」が「社員」の場合は「社員ID」を入力する必要があり、それ以外の場合は入力する必要がないとします。

ただ、以下のように「所属」が「社員」なのに「社員ID」が入力されていないといった入力漏れが発生する可能性があります。

そこで今回は、上記の表を例に、「所属」が「社員」の場合は該当行の「社員ID」を黄色にし、「社員」以外の場合は「社員ID」を灰色にする方法について解説していきます。

実現方法

特定の条件を満たしたときのみに、セルの色を変えるには『条件付き書式』を活用します。

「所属」が「社員」の場合に「社員ID」を黄色にする

今回の色付け対象の範囲は、「社員ID」の項目になります。
そのため、「社員ID」の列全体を以下のように選択します。

→ D列を全選択してから、不要なセルD1を、Ctrlキーを押しながら選択して選択を解除するとよいです。

次に、[ホーム]タブから[条件付き書式]の[新しいルール]を選択します。

以下の設定画面で、[ルールの種類]を[数式を使用して、書式設定するセルを決定]にし、以下の条件式を入力します。

=AND(C2="社員",D2="")

条件式は、選択基準のセルD2が、どのような条件の時に黄色にするのかを考えて入力します。
今回の場合は、セルC2の値が「社員」の場合、尚且つ、セルD2（選択基準のセル）が空の場合といった条件式になります。
「セルD2が空の場合」という条件は、「社員ID」が入力された後は、セルを黄色にする必要がないためです。

ここに設定した条件式は、他の選択範囲にも相対参照で反映されます。
セルD3には以下の数式が反映されるといった感じです。

=AND(C3="社員",D3="")

条件式の入力ができましたら、[書式]を選択し、[塗りつぶし]タブから黄色を選択して確定します。

これだけで、以下のように「所属」に「社員」が入力されていて「社員ID」が空の時に黄色が設定されます。

「所属」が「社員」以外の場合に「社員ID」を灰色にする

先ほどと同様に、「社員ID」の項目を選択し、条件付き書式の設定画面にて、以下の条件式を入力します。

=AND(C2<>"社員",C2<>"")

この条件式は、「所属」が「社員」以外で、尚且つ、「所属」が空でない場合という意味です。

条件式の入力ができましたら、[書式]を選択し、[塗りつぶし]タブから灰色を選択して確定します。

これだけで、以下のように「所属」に「社員」以外が入力されている時に灰色が設定されます。

まとめ

このように、条件付き書式を使うことで、入力ミスを未然に防ぐことができます。
特に複数人で同じファイルを扱う場合などでは、このような対策がされているとよいです。

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