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2023年7月20日【ID：0】
【Excel】データベースとなる表を作成するときのポイント
Excelでデータベースとなる表を作成するときのポイントは、一意の値の項目を用意するというところです。
データベースは、情報を抽出・編集・共有しやすくする必要があります。
以下の表の場合、一意の値の項目が用意されていないため、同姓同名が登録されている時に、特定の方の情報を抽出することが困難になります。
また、特定の情報の確認・編集依頼をする際に、誤った方の情報を操作してしまう可能性が大きくなります。
そのため、データベースには以下の表のように、一意の値の項目を用意するのが好ましくなります。
一意の項目を一番左に加えることで、VLOOKUP関数での抽出も容易になります。
データベースの種類によっては、複数の項目でデータの一意を判断する場合があります。
ただ、VLOOKUP関数などでは、複数の項目からデータを検索し抽出することが難しくなります。
※こちらでは省略しますが、パワークエリなどでは抽出する方法が用意されています。
また、特定の情報の確認・編集依頼をする際に、複数の項目の値を伝える必要が出てきます。
そのため、多くの場合は、一意の値の項目を用意しておくことが好ましいかと思われます。
上記の表の場合は、以下のような数式により一意の値の項目を用意するのも良いかもです。
=B2&"-"&C2
補足
重複した値の入力を禁止したい場合は、データの入力規則が活用できます。
詳しくは以下の記事が参考になるかと思います。
パソコンで開く場合は、記事の最後に「リンクコピー」があるためご活用ください。
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